Organizacja udanej konferencji – 3 podpowiedzi!

1. Zaczynamy od planu

Aby niczego nie pominąć, dobrze przygotować plan całego wydarzenia. Dobrze wiemy, o czym chcemy mówić, ale musimy również pamiętać, by wystąpienia było ciekawe. Tematyka nie ma tu nic do rzeczy. Nawet obiektywnie nudne zagadnienia dobrze jest przedstawić na tyle atrakcyjnie, na ile to możliwe. Aby to osiągnąć, ustalmy do kogo będziemy mówić, i jaki cel chcemy osiągnąć. Musimy wiedzieć, czego oczekujemy od gości, których zamierzamy zaprosić. Powinniśmy dać im możliwość na dobre przygotowanie się do wystąpienia, a także przygotować harmonogram konferencji. Co do samych prelekcji, to uczestnicy muszą odnieść wrażenie, że są one naprawdę warte wysłuchania.

2. Dopasuj salę do rzeczywistych potrzeb

Pamiętajmy, że wynajem zbyt małej sali jest tak samo niedobrym pomysłem, jak wynajem zbyt dużej. Nikogo nie trzeba przekonywać, że umieszczenie zbyt dużej liczby osób w małym pomieszczeniu jest niedopuszczalne. Co złego w takim razie jest w wyborze pomieszczenia o zbyt dużej powierzchni? Uczestnicy odniosą wrażenie pustki, a same wystąpienia nie będą przyjemne w odbiorze. Niezwykle istotne jest także wyposażenie sal. Na szczęście sale konferencyjne w Krakowie, Warszawie czy małych miastach są na ogół dobrze zaopatrzone. Zwróćmy uwagę na oświetlenie, nagłośnienie, wyświetlacz, projektor i dostęp do Internetu. Pozornie nie tak istotny, ale w gruncie rzeczy bardzo ważny jest wygląd sali. Możemy zorganizować wydarzenie na najwyższym poziomie, ale jeżeli wystrój pomieszczenia będzie nie do przyjęcia, to z dobrego odbioru całości wyjdą. Przestrzeń musi być nie tylko funkcjonalna, ale też elegancka i estetyczna.

3. Odpoczynek to istotna sprawa

Nawet na naprawdę ciekawej konferencji musi znaleźć się miejsce na pauzę i chwilę oddechu. Bardzo dobrym pomysłem jest podzielenie wydarzenia na części, a pomiędzy poszczególnymi panelami zapewnić możliwość regeneracji. Idealnie sprawdzają się przerwy na przekąskę i kawę. Podczas nich goście będą mogli nie tylko posilić się i orzeźwić, ale również zamienić ze sobą kilka słów w nieco luźniejszej atmosferze. Takie okoliczności stwarzają okazje do nawiązywania nowych kontaktów zawodowych, biznesowych, a czasem także prywatnych. W przypadku gdy planujemy wydarzenie dwu- lub kilkudniowe, dużą dbałość powinniśmy przyłożyć do wyboru miejsc noclegowych. Dobrym rozwiązaniem może wówczas okazać się urządzenie konferencji w hotelu. Ośrodek musi oczywiście mieć możliwość przeprowadzenia tego typu przedsięwzięcia. Jeżeli tak się stanie, zyskamy na tym zarówno my, jak i nasi goście. Jeśli poszukujesz sale konferencyjne – Warszawa szczyci się wieloma godnymi polecenia lokalizacjami, a my przyjemnością pomożemy w doborze odpowiedniej.