Jak będą wyglądać umowy przyszłości? Podpisywanie papierowych dokumentów odchodzi do lamusa

Podczas pandemii na znaczeniu zyskały rozwiązania, które wiele działań związanych z funkcjonowaniem firmy przenoszą do internetu. Nie inaczej jest w przypadku umów napędzających biznes. W końcu to od umów zależy tempo, w jakim firma może cieszyć się zyskami oraz finalizować transakcje i porozumienia prowadzące do dalszego rozwoju. 

Dlaczego nowoczesne przedsiębiorstwa już teraz korzystają z umów online? 

Zgodnie z potrzebami rynku powstaje coraz więcej rozwiązań, mających na celu zapanowanie nad chaosem w dokumentach. Tworzyć dokumenty, negocjować je i podpisywać można bez problemu online. To zautomatyzowane, sprawne procesy, które skracają do minimum liczbę czynności od stworzenia do podpisania umowy. Wystarczy do tego urządzenie z dostępem do internetu. Wykorzystanie programu do zawierania umów online pozwala na wygodny i bezpieczny dostęp do archiwum dokumentów przez całą dobę, niezależnie od miejsca, w którym osoba podpisująca umowę się znajduje. 

Dzięki zawieraniu umów elektronicznie zyskują wszyscy, którzy w jakiś sposób są zaangażowani w zarządzanie dokumentacją. Zyskują czas, relokują swoje kompetencje, żeby lepiej je wykorzystać w innych obszarach, obniżają koszty wysyłki, materiałów biurowych. 

Czas, który można zyskać dzięki ograniczeniu manualnych czynności związanych z podpisywaniem umów, łatwo wykorzystać na rozwijanie pracowników w obszarach rzeczywiście podnoszących ich kompetencje i wspomagających zespół. I tak chociażby działy HR mogą bardziej poświęcić się szkoleniom własnym i budowaniu relacji w zespole, zamiast mozolnie wypełniać umowę za umową, sprawdzając poprawność zawartych w niej danych.

Ile można zaoszczędzić, zawierając umowy online?

Oszczędności, jakie płyną z przejścia na biznes paperless i rozwiązań do zawierania umów elektronicznych, są naprawdę znaczące w skali zarówno małych, jak i dużych biznesów. 

Według raportu Zapier „The 2021 state of business automation” aż 94% pracowników z różnych obszarów potwierdza, że w swoich firmach zajmuje się powtarzalnymi, zabierającymi czas czynnościami. Inny raport biznesowy, tym razem przeprowadzony przez Forrestera, wskazuje, że 98% firm ma problem z właśnie z efektywnym zarządzaniem umowami. To oznacza, że inwestycja w tę część biznesu jest w stanie przynieść naprawdę spore zyski, zarówno w obszarze finansów, jak i innych zasobów firmy. Jak wskazują wyliczenia startupu Pergamin, na wdrożeniu umów online można zyskać od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych, wliczając w to wydatki na kurierów, koszulki, segregatory, archiwizację. 

Niezaprzeczalną zaletą umów elektronicznych jest czas zaoszczędzony na spotkaniach z klientami. Pomijając tak oczywisty aspekt jak kwestie bezpieczeństwa, które odgrywają olbrzymią rolę w trakcie pandemii, zawieranie umów online jest po prostu bardziej praktyczne – eliminuje koszty przeznaczone dojazdy do klienta.

Umowy przyszłości. Jak będą wyglądać i do czego służyć? 

Zaoszczędzić na umowach to jedno. Wykorzystywać w pełni ich potencjał, żeby optymalizować procesy w firmach i pozyskiwać cenne dla firmy dane – to największy zysk, o jakim możemy mówić w przypadku wykorzystania cyfrowych dokumentów. Kontrakty w przyszłości będą smart. Zapisywanie inaczej niż dotychczas, nie w formie PDF-ów ani dokumentów w Wordzie. Kiedy mówimy o inteligentnych umowach, mamy na myśli dokumenty, które mogą pobierać dane z innych systemów i przesyłać je dalej, a także mogą zostać wykorzystane do analizy. W przyszłości zapomnimy więc o przesyłanych między sobą kartkach papieru i wymienianiu mailem podpisanych PDF-ów. 

Dzięki danym zachowanym w umowach można łatwo uzyskać informacje na przykład na temat efektywności pracy nad poszczególnymi umowami, np. jakie postanowienia umowy są najczęściej negocjowane przez klientów albo które klauzule blokują podpisanie umowy. Posiadanie takich danych jest punktem wyjścia do poprawy procesów biznesowych w firmie.